Veri Sorumluları Sicili (VERBİS), 6698 sayılı Kanun uyarınca kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin kaydolması gereken bir sicil sistemidir. Ancak Kanun ve ilgili düzenlemeler, belirli koşulları sağlayan veri sorumlularını bu kayıt yükümlülüğünden istisna tutmuştur.
VERBİS Kayıt Yükümlülüğünün Genel Çerçevesi
6698 sayılı Kanun'un 16. maddesi uyarınca, kişisel veri işleyen tüm veri sorumluları kural olarak VERBİS'e kayıt olmakla yükümlüdür. Ancak Kanun'un aynı maddesi, Kurul'a belirli kriterlere göre istisna belirleme yetkisi tanımıştır. Kurul bu yetkisini 2018/32, 2018/68, 2018/75 ve 2019/265 sayılı kararlarıyla kullanmıştır.
VERBİS Kayıt İstisnası Kapsamındaki Veri Sorumluları
Aşağıdaki veri sorumluları VERBİS'e kayıt yükümlülüğünden istisna tutulmuştur:
1. Yıllık Çalışan Sayısı ve Mali Bilanço Kriteri
Yıllık çalışan sayısı 50'den az ve yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL'den az olan gerçek veya tüzel kişi veri sorumluları, ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olmamak kaydıyla, VERBİS'e kayıt yükümlülüğünden istisnadır.
Bu kriterin değerlendirilmesinde dikkat edilmesi gerekenler:
- Çalışan sayısı ve mali bilanço kriteri birlikte sağlanmalıdır
- Yıllık çalışan sayısı, o yıl içinde çalıştırılan toplam kişi sayısıdır
- Ana faaliyet konusu özel nitelikli veri işleme olan şirketler bu istisnadan yararlanamaz
2. Dernekler, Vakıflar ve Sendikalar
Dernek, vakıf ve sendikalar, yalnızca ilgili mevzuat ve amaçlarıyla sınırlı olarak üyelerine, mensuplarına, çalışanlarına ve bağışçılarına ait kişisel veri işlemeleri halinde VERBİS'e kayıt yükümlülüğünden istisnadır. Bu istisnanın geçerli olması için:
- İşlenen veriler üye/çalışan/bağışçı verileriyle sınırlı kalmalıdır
- Veri işleme faaliyeti kurumsal amaçlarla uyumlu olmalıdır
- Üçüncü kişilere ait veriler işleniyorsa istisna uygulanmaz
3. Noterler
1512 sayılı Noterlik Kanunu uyarınca faaliyet gösteren noterler VERBİS kayıt istisnasından yararlanmaktadır.
4. Siyasi Partiler
Siyasi partiler de VERBİS'e kayıt yükümlülüğünden istisna tutulan veri sorumluları arasındadır.
5. Avukatlar
1136 sayılı Avukatlık Kanunu uyarınca faaliyet gösteren avukatlar VERBİS kayıt istisnası kapsamındadır.
6. Gümrük Müşavirleri ve Arabulucular
Gümrük müşavirleri ve arabulucular da istisna kapsamında değerlendirilmektedir.
İstisnanın Sınırları: Dikkat Edilmesi Gerekenler
VERBİS kayıt istisnası, sıklıkla yanlış yorumlanan bir konudur. Aşağıdaki noktalar kritik önem taşımaktadır:
Önemli: VERBİS kayıt istisnası, KVKK yükümlülüklerinden muafiyet anlamına gelmez. İstisna kapsamındaki veri sorumluları da Kanun'un diğer tüm hükümlerine uymakla yükümlüdür.
İstisna kapsamında olsanız bile yerine getirmeniz gereken yükümlülükler:
- Aydınlatma yükümlülüğü: Kişisel veri topladığınız herkesi bilgilendirmelisiniz
- Veri güvenliği tedbirleri: Teknik ve idari tedbirleri almanız gerekmektedir
- İlgili kişi başvuruları: Veri sahiplerinin başvurularını 30 gün içinde yanıtlamalısınız
- Veri ihlali bildirimi: İhlal durumunda Kurum'a ve ilgili kişilere bildirim yapmalısınız
- Kişisel veri işleme ilkeleri: Hukuka uygun, dürüst, ölçülü veri işleme ilkelerine uymalısınız
İstisna Durumunun Değişmesi
Şirketiniz başlangıçta istisna kapsamında olsa bile, koşullar değiştiğinde kayıt yükümlülüğü doğabilir. Örneğin çalışan sayısının 50'yi aşması, mali bilançonun 25 milyon TL'yi geçmesi veya ana faaliyet konusunun değişmesi durumunda VERBİS'e kayıt olmanız gerekecektir.
Sonuç
VERBİS kayıt istisnası, belirli kriterleri karşılayan veri sorumlularına tanınan sınırlı bir kolaylıktır. İstisna kapsamında olup olmadığınızı doğru değerlendirmek ve diğer KVKK yükümlülüklerinizi eksiksiz yerine getirmek için profesyonel destek almanızı öneriyoruz.
Bültenimize Abone Olun
KVKK haberleri ve güncellemeler doğrudan gelen kutunuza gelsin.
Yazar Hakkında
Uyumbox
Kişisel verilerin korunması alanında 8 yılı aşkın deneyime sahip avukat. İstanbul Barosu üyesi. Yüzlerce şirkete KVKK uyum süreçlerinde danışmanlık vermiştir.
