VERBİS'e Nasıl Kayıt Olunur?

Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi (VERBİS), 6698 sayılı Kanun'un 16. maddesi gereğince Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından oluşturulan ve veri sorumlularının sicile kaydolduğu bilgi sistemidir. Bu rehberde VERBİS'e kayıt sürecini adım adım anlatacağız.

VERBİS'e Kayıt Öncesi Hazırlık

VERBİS'e kayıt olmadan önce şirketinizde bazı hazırlıkların tamamlanması gerekmektedir. Bu hazırlıklar kayıt sürecinin sağlıklı ilerlemesi için kritik öneme sahiptir.

Kişisel Veri Envanteri Hazırlama

VERBİS kaydının temelini kişisel veri envanteri oluşturur. Envanterde aşağıdaki bilgiler yer almalıdır:

• İşlenen kişisel veri kategorileri (kimlik, iletişim, finans, sağlık vb.)
• Veri sahipleri kategorileri (çalışanlar, müşteriler, tedarikçiler vb.)
• Veri işleme amaçları ve hukuki sebepleri
• Verilerin aktarıldığı alıcı grupları
• Yurt dışına aktarım yapılıp yapılmadığı
• Verilerin saklama süreleri
• Alınan teknik ve idari tedbirler

İrtibat Kişisi Belirleme

Tüzel kişi veri sorumluları, VERBİS'e kayıt sırasında bir irtibat kişisi belirlemelidir. İrtibat kişisi, Kurum ile veri sorumlusu arasındaki iletişimi sağlayan kişidir. İrtibat kişisinin Türkiye'de yerleşik olması gerekmektedir.

VERBİS Kayıt Adımları

VERBİS'e kayıt süreci aşağıdaki adımlardan oluşmaktadır:

Adım 1: Başvuru

VERBİS web sitesine (verbis.kvkk.gov.tr) erişerek başvuru formunu doldurun. Başvuruda şirketin ticaret sicil numarası, vergi kimlik numarası ve iletişim bilgileri gereklidir.

Adım 2: Kullanıcı Adı ve Şifre

Başvurunun onaylanmasının ardından, şirketin KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) adresine veya posta ile kullanıcı adı ve şifre gönderilir. Bu bilgilerle sisteme giriş yapabilirsiniz.

Adım 3: Veri Envanterinin Sisteme Girilmesi

Hazırladığınız kişisel veri envanterini VERBİS sistemine girersiniz. Bu aşamada:

1. Veri kategorilerini seçin veya tanımlayın
2. Veri sahipleri gruplarını belirleyin
3. İşleme amaçlarını ve hukuki sebepleri ekleyin
4. Aktarım yapılan alıcı gruplarını işaretleyin
5. Saklama sürelerini girin
6. Güvenlik tedbirlerini belirtin

Adım 4: Beyan ve Onay

Tüm bilgileri girdikten sonra beyanınızı onaylayarak kayıt işlemini tamamlayın. Kayıt sonrasında size bir kayıt belgesi verilecektir.

VERBİS Kaydında Sık Yapılan Hatalar

VERBİS kayıt sürecinde en sık karşılaşılan hatalar şunlardır:

• Eksik envanter: Tüm veri işleme faaliyetlerinin envanterleştirilmemesi
• Yanlış hukuki sebep seçimi: Veri işleme faaliyetleri için uygun olmayan hukuki sebebin seçilmesi
• Saklama süresinin belirsiz bırakılması: Her veri kategorisi için net saklama süresi belirtilmelidir
• Güncelleme yapılmaması: Kayıt sonrasında değişen süreçlerin VERBİS'e yansıtılmaması
• İrtibat kişisi bilgilerinin güncel tutulmaması: İrtibat kişisi değiştiğinde bildirim yapılmaması

VERBİS'e Kayıt Olmamanın Yaptırımları

6698 sayılı Kanun'un 18. maddesi uyarınca, VERBİS'e kayıt yükümlülüğüne aykırı hareket eden veri sorumluları hakkında 20.000 TL'den 1.000.000 TL'ye kadar idari para cezası uygulanabilir. Bu ceza her yıl yeniden değerleme oranında güncellenmektedir.

VERBİS kaydı bir kez yapılıp unutulacak bir süreç değildir. Veri işleme faaliyetlerinizdeki her değişikliğin sicile yansıtılması yasal bir zorunluluktur.

Profesyonel Destek Almanın Avantajları

VERBİS kayıt süreci, teknik detayları nedeniyle profesyonel destek alınması gereken bir süreçtir. Uzman danışmanlık ile veri envanteriniz eksiksiz hazırlanır, doğru hukuki sebepler belirlenir ve kayıt süreci sorunsuz tamamlanır. Uyumbox olarak VERBİS kayıt danışmanlığı hizmetimiz hakkında bilgi almak için bizimle iletişime geçin.